Jak wystawić zaległą fakturę?

W biznesie nie zawsze wszystkie procesy spinają się czasowo. Warto wiedzieć więc, jak wystawić zaległą fakturę, jeżeli z jakichś powodów nie dopilnujemy przepisowych terminów na wystawienie takiego dokumentu. Sprawdź, jak to zrobić i czy błąd w tym zakresie będzie skutkował karą lub innymi konsekwencjami.

Kiedy faktura jest zaległa? Terminy na jej wystawienie

Według Par. 1 Art. 106i. Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Co z terminem najwcześniejszym? Według Par. 7 rzeczonej Ustawy to maksimum 60 dni przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi oraz przed otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.

Od tej zasady istnieje oczywiście kilka wyjątków. Dotyczą one usług budowlanych oraz dostawy i druku książek, magazynów oraz czasopism. Na szczegółowe przepisy zwracać powinni także uwagę przedsiębiorcy, którzy uczestniczą w procesie zwrotu opakowań. Ponadto z dodatkowymi zasadami liczyć muszą się:

• dostawcy i dystrybutorzy energii elektrycznej, cieplnej, chłodniczej lub gazowej,
• dostawcy usług telekomunikacyjnych,
• wynajmujący, dzierżawcy i leasingodawcy,
• świadczący usługi ochrony osób oraz ochrony, dozoru i przechowywania mienia.

O fakturze zaległej mówimy zatem w sytuacji, gdy wystawiona zostaje po terminie zgodnym z przepisami podatkowymi, a więc Ustawą o VAT. Z tego względu nie jest się bowiem w stanie odprowadzić należności w terminie, do którego płaci się VAT.

Jak wystawić zaległą fakturę? Procedura

Jeżeli faktura zostaje wystawiona po terminie, przedsiębiorca powinien:

• wystawić fakturę tego dnia, gdy tylko zauważy swoją pomyłkę,
• złożyć deklarację korygującą, czyli korektę pliku JPK_V7M za miesiąc powstania obowiązku podatkowego,
• przekazać Urzędowi Skarbowemu pismo wyjaśniające.

Istotne jest, aby zrobić to wszystko jak najszybciej po zauważeniu błędu. Kluczowe jest bowiem, aby zaległość faktury nie została wykazana przez kontrolę Urzędu Skarbowego, a odnotowana i naprawiona przez samego przedsiębiorcę. To jedyny sposób, aby uniknąć konsekwencji zależnych od stopnia przewinienia oraz ewentualnego udowodnienia celowości tego czynu.

Kary za wystawienie faktury po terminie

Według Art. 62. Par. 1 Ustawy z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy wadliwe wystawienie faktury, do czego zalicza się także wystawienie jej po terminie, może podlegać karze grzywny do 180 stawek dziennych. Jako że wymagałoby to od Urzędu Skarbowego udowodnienia przedsiębiorcy celowego wystawienia wadliwego dokumentu, dobrowolne złożenie korekty deklaracji podatkowej oraz uiszczenie należności powinno załatwić sprawę. Spowoduje to, że nie zostanie nałożona kara za niepłacenie podatku.

W najgorszym przypadku urzędnik może zdecydować się na nałożenie mandatu, którego przyjęcie nie jest obowiązkowe. Oczywiście nieprzyjęcie wiązało będzie się z koniecznością skorzystania z usług prawnika, który pomoże uporać się z konsekwencjami. Do możliwych czynności należy w tym przypadku przede wszystkim złożenie czynnego żalu, który chroni przed konsekwencjami, ale jest to skuteczne tylko w przypadku, gdy to nie Urząd Skarbowy wykrył naruszenie przepisów.