Kiedy należy wystawić duplikat faktury?

Wystawienie duplikatu faktury na wniosek kontrahenta to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Dowiedz się, kiedy i w jaki sposób należy to zrobić. W artykule rozjaśniamy też kwestie podatkowe związane z rozliczaniem duplikatu faktury w momencie, gdy oryginał nie dotarł do płatnika i nie było możliwości ujęcia go w rozliczeniach z urzędem skarbowym.

Kiedy przedsiębiorca zobowiązany jest do wystawienia duplikatu faktury?

Ustawa z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 730 ze zm.) określa, że wystawca faktury jest zobligowany do wystawienia duplikatu faktury na żądanie kontrahenta, jeżeli pierwsza faktura była nieważna lub uległa zniszczeniu. Niezastosowanie się do tej konieczności grozi karą grzywny sięgającą nawet 5000 zł, którą ustala uprawniony organ administracji skarbowej.

Można go również poprosić o duplikat w przypadku, gdy pierwotna faktura zawiera błędne dane dotyczące transakcji. Możemy chcieć mieć także dodatkowe potwierdzenie wydatków podczas rozliczeń podatkowych czy w celach sądowych. Wówczas decyzja o tym, czy wystawić duplikat, zależy od jego dobrej woli.

Przepisy nie określają, w jakiej formie należy złożyć wniosek. Można więc zrobić to zarówno na piśmie, jak i ustnie — osobiście lub podczas rozmowy telefonicznej. W kwestiach administracyjnych zawsze warto mieć jednak “podkładkę” w formie jasnej wiadomości, więc nawet w przypadku bardzo luźnych stosunków z kontrahentem lepiej zrobić to mailem czy SMS-em niż ustnie.

W jakim terminie trzeba zgłosić się po duplikat faktury?

Termin wystawienia duplikatu faktury mija w momencie, gdy upływa termin przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wiąże się to z faktem, że po pięciu latach od wystawienia faktury upływa konieczność przechowywania pierwotnego dokumentu. Po tym czasie wystawca naturalnie może więc odmówić wydania duplikatu. Wcześniej musi to robić, i to niezależnie od tego, ile razy zostanie poproszony przez kontrahenta. Mimo iż prawo nie określa maksymalnej liczby takich wniosków, nadmierne korzystanie z prawa do zgłaszania się po duplikat faktury do jednego kontrahenta może zostać uznane za nielegalne działanie, jeżeli zacznie przeszkadzać w zwyczajnym działaniu firmy.

Przepisy nie określają dokładnego terminu, w jakim kontrahent ma obowiązek wystawić duplikat faktury. Jako że nie jest to przesadnie kłopotliwy obowiązek, najczęściej nie trzeba czekać długo na jego dopełnienie. Jeśli nie otrzymujemy jednak żądanego dokumentu, powinniśmy wystosować wezwanie na piśmie z podaniem podstawy prawnej. Kiedy nie przyniesie to rezultatu, sprawę zgłasza się do urzędu skarbowego jako organu odpowiedzialnego za kwestie związane z fakturami. W ten sposób nie tylko doprowadzimy do egzekwowania swojego prawa do otrzymania duplikatu, ale będziemy mieli również zabezpieczenie na wypadek pytań dotyczących własnych rozliczeń podatkowych, żeby nie ponieść kary za niepłacenie podatku.

Co musi znaleźć się na duplikacie faktury VAT?

Duplikat faktury VAT musi zawierać następujące dane:

• imię, nazwisko lub nazwę firmy odbiorcy;
• wyraźne oznaczenie DUPLIKAT oraz datę jego wystawienia;
• numer oryginalnej faktury;
• pełny adres i NIP odbiorcy;
• typ transakcji;
• opis dokonanej usługi lub towaru;
• cenę jednostkową i wartość całego zamówienia;
• kwoty podatku VAT oraz łączną wartość brutto.

Pod względem danych merytorycznych duplikat nie może odbiegać od oryginału. Jeżeli istnieje potrzeba wprowadzenia zmian lub poprawek, wówczas wystawia się fakturę korygującą, która podlega innym zasadom oraz rygorom.

Jak rozliczyć zaległą fakturę VAT po wystawieniu duplikatu?

Jednym z powodów, dla których wystawia się duplikat faktury VAT, jest niedostarczenie oryginału do płatnika. Zagubienie takiego dokumentu skutkuje niemożnością jego rozliczenia, co zrobić trzeba w okresie rozliczeniowym otrzymania duplikatu lub w dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych. Jest to jednak inna sytuacja niż konieczność wystawienia zaległej faktury VAT z powodu niedopilnowania ustawowych terminów.

Powyższa sytuacja dotyczy wyłącznie sytuacji, gdy oryginał w ogóle nie dotarł do płatnika. Jeżeli otrzymał go i z jakichś powodów nie rozliczył, duplikat sam w sobie nie stanowi podstawy odnowienia prawa do odliczenia VAT. Identycznie działa to w kwestii podatku PIT.

Czy można zniszczyć starą fakturę po otrzymaniu duplikatu?

Jako że duplikat faktury jest dokumentem podatkowym w pełni wystarczającym do potwierdzenia rozliczeń w oczach urzędu skarbowego, w przypadku odnalezienia oryginału na spokojnie zniszczyć można pierwotną fakturę. W przypadku dokumentacji elektronicznej nie ma to zazwyczaj sensu, ale jeżeli firma nie przeszła jeszcze na funkcjonowanie bez papieru, mniejsza liczba nadprogramowych bumag jest zawsze pożądana.