Podróż służbowa przedsiębiorcy — zasady i rozliczenia

Znaczna część przedsiębiorców, którzy zajmują się handlem lub świadczeniem usług na rynku, zmuszona jest do odbywania podróży służbowych, nie tylko po całym świecie, ale też po Polsce. Ich celem może być udział w prestiżowym szkoleniu, zawarcie lukratywnego kontraktu czy próba pozyskania nowych klientów. Takie podróże związane są z dodatkowymi kosztami po stronie przedsiębiorcy, jednak wiele z nich może zostać wrzucone w koszta. W tym artykule odpowiemy na pytania co kwalifikuje się jako podróż służbowa przedsiębiorcy oraz przedstawimy jej zasady i sposób, w jaki należy ją poprawnie udokumentować, aby przynajmniej część wydatków można było wrzucić w koszt uzyskania przychodu. Zapraszamy do lektury.

Co kwalifikuje się jako podróż służbowa przedsiębiorcy?

W polskim prawie nie znajdziemy ustawowej definicji podróży służbowej, to praktyka w tym przypadku tworzy prawo, nie na odwrót. Zgodnie z przyjętymi normami, za podróż służbową przedsiębiorcy uznaje się wyjazd przedsiębiorcy poza miejscowość siedziby jego działalności gospodarczej w ramach wykonywanej przez niego pracy. Warunkiem koniecznym, aby wyjazd został uznany za służbowy, jest powiązanie wyjazdu z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Podróż służbowa przedsiębiorcy a koszt uzyskania przychodu

Przedsiębiorca nie może odliczyć kosztów noclegu od podatku w podróży służbowej. Ustawodawca przewidział zryczałtowane stawki za nocleg w delegacji, które wynoszą dziennie 30 złotych dla pobytów krajowych oraz kilkadziesiąt euro w przypadku krajów Unii Europejskiej. Odliczeniu podlegają też opłaty za wzięcie udziału w wydarzeniach branżowych czy konferencjach.

Kosztami uzyskania przychodu w przypadku podróży służbowej przedsiębiorcy będą również bilety na autobus, pociąg czy samolot, oczywiście po okazaniu stosownej faktury lub rachunku. Podróżując samochodem, odliczyć można paliwo, koszty parkingu i opłaty za przejazd autostradami.

Pamiętaj, w celu odliczenia jakichkolwiek kosztów służbowych od podatku, konieczne będzie okazanie faktury lub rachunku. Paragon nie stanowi podstawy do odliczeń, a brak dobrej dokumentacji kosztów może zakończyć się karą za niepłacenie podatków.

Jak dokumentować podróż służbową przedsiębiorcy?

Wielce prawdopodobnym jest, iż urzędnicy dokonujący kontroli, zakwalifikują wyjazd jako służbowy w przypadku przedłożenia następujących dokumentów:

• Kopie umów zawartych z klientami;
• Faktury wystawione nowo pozyskanym lub obecnym klientom podczas podróży służbowej;
• Broszury i inne materiały, w tym same potwierdzenia udziału, uzyskane na spotkaniach branżowych;
• Faktury na zakup towarów, materiałów i usług, które ściśle powiązane są z rodzajem prowadzonej działalności gospodarczej;

Warto pamiętać, iż wydatki na wyżywienie podczas podróży służbowej nie mogą zostać rozliczone w ramach delegacji, a co za tym idzie, nie można wykorzystywać ich do generowania kosztów w firmie jednoosobowej.

Kiedy podróży przedsiębiorcy nie traktować jako służbowej?

Podróż przedsiębiorcy nie zostanie zakwalifikowana jako służbowa, jeśli nie będzie służyć celom ściśle związanym z prowadzoną działalnością gospodarczą. Nie można więc utożsamiać podróży prywatnych, w jakichkolwiek celach, z podróżą służbową, a próby wliczenia w koszt wydatków prywatnych podczas wyjazdów mogą wiązać się z sankcjami ze strony skarbówki.