Jak dbać o dokumenty w firmie?

Jak zarządzać dokumentami w firmie?

Jak dbać o dokumenty w firmie?

Złożenie wniosku do CEIDG-1 to jeden z pierwszych obowiązków przedsiębiorcy jako właściciela jednoosobowej działalności gospodarczej. Ale to nie wszystko. Dbałość o kwestie formalne jest niezbędna do zachowania porządku i… uniknięcia kar. Biznesmen powinien pamiętać, że dokumentację należy nie tylko posiadać, ale i przechowywać w odpowiednich warunkach. Niektóre dokumenty należy zatrzymać nawet na 50 lat, a ich niewłaściwe przechowywanie może skończyć się karami finansowymi.

Dokumentacja w firmie. Jak o nią zadbać?

Już na etapie prowadzenia nierejestrowej działalności gospodarczej przedsiębiorca musi dbać o dokumenty. W oparciu o nie odbywa się kierowanie całą firmą. Niektóre pisma mogą być przetrzymywane w formie elektronicznej. Inne koniecznie trzeba wydrukować i opatrzyć odpowiednim podpisem lub pieczęcią.

Dokumenty podatkowe po upływie kwartału lub miesiąca powinny zostać wydrukowane. Należą do nich:

  • Wszystkie dokumenty sprzedaży, m.in. faktury pro forma, faktury zaliczkowe i faktury końcowe. Również faktury wewnętrzne i noty księgowe,
  • ewidencja przychodów,
  • rejestr sprzedaży VAT,
  • rejestr zakupów VAT,
  • Księga Przychodów i Rozchodów,
  • ewidencja przebiegu pojazdu wraz z dokumentami potwierdzającymi wydatki związane z pojazdem.

Powinny one być przechowywane w porządku chronologicznym według dat. Jeśli jest ich bardzo dużo, można przechowywać je oddzielnie w odpowiednio opisanych teczkach. Dokumenty dla Urzędu Skarbowego należy przechowywać przez 5 lat.

W formie drukowanej powinny też zostać:

  • znaczące umowy (w tym dokumenty pracownicze) i inne pisma określone np. przez zarząd,
  • dokumenty potwierdzające przeniesienie praw majątkowych np. do nieruchomości,
  • dokumenty potwierdzające powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów.

Elektroniczna dokumentacja w jednoosobowej działalności gospodarczej

Ustawa o rachunkowości w formie elektronicznej określa dokumenty, które nie wymagają formy drukowanej, m.in.:

  • księgi rachunkowe,
  • dowody księgowe,
  • sprawozdania finansowe,
  • dokumenty kasowe,
  • wyciągi bankowe,
  • polecenia księgowania.

Jeśli dokument powstał w formie elektronicznej, ustawa pozwala na to, by w tej formie była przechowywana kopia. Dodatkowo po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego przez Urząd Skarbowy, na nośniki danych mogą też zostać przeniesione deklaracje podatkowe.

Za nieprawidłowe przechowywanie dokumentów grożą surowe konsekwencje – nawet do 720 stawek dziennych (jedna stawka dzienna to kwota, którą ustala sąd na podstawie dochodów obywatela Polski).

Dokumentacja firmy a ZUS

Ważną grupą dokumentów firmowych są te związane z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Obecnie m.in. na mocy ustawy o zmianie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej z 2016 r. zgłoszenie przedsiębiorcy do ZUS odbywa się już na etapie wypełniania wniosku CEIDG. Początkujący biznesmen może w ten sposób:

  • zgłosić się do ubezpieczeń społecznych,
  • zgłosić się do ubezpieczenia zdrowotnego,
  • zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego członków swojej rodziny,
  • zgłosić wyrejestrowanie się z powyższych ubezpieczeń.

Wszelkie zgłoszenia i rozliczenia z ZUSem powinny posiadać dowód na piśmie. Reguluje to ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych. Do końca 2011 roku okres przechowywania tych dokumentów wynosił 10 lat. Od 1 stycznia 2012 r. został on skrócony i wynosi 5 lat. Dokumentacja stworzona przed tym terminem musi być przechowywana zgodnie z poprzednimi regulacjami.

Działalność gospodarcza a praca. Czy da się to połączyć?

Praca na etacie nie wyklucza prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej. Wielu przedsiębiorców (m.in. twórcy internetowi) łączy etat z działalnością i wynika to ze względów finansowych. Pracując na etacie, przedsiębiorca nie musi uiszczać wysokich składek ZUS, jeśli z pracy otrzymuje się wynagrodzenie równe lub wyższe niż 2100 zł. Istnieją jednak warunki, do których przedsiębiorcy muszą się dostosować.

Większość firm umieszcza w umowach zapisy dotyczące nieuczciwej konkurencji. Osoba, która np. “podbiera” swojemu szefowi klientów, może zostać ukarana wypowiedzeniem lub nawet karami finansowymi. “Podbieranie klientów” może się źle skończyć nawet, jeśli nie ma takiego zapisu w umowie o pracę.

Przy pracy na etacie nie ma też możliwości rozliczania działalności podatkiem liniowym. Wynika to z zasad, którymi cechuje się ten typ opodatkowania. Przedsiębiorca nie może przy nim rozliczać innego dochodu niż ze swojej firmy.

Nie ma również przeciwwskazań do jednoczesnej pracy na umowie o zlecenie. Bardzo ważne jest jednak rozróżnienie, czy praca jest wykonywana:

  • poza działalnością gospodarczą – zlecenie można rozliczyć jako przychód z działalności wykonywanej osobiście,
  • w ramach działalności gospodarczej – rozliczony zostanie przychód z działalności gospodarczej nawet jeśli praca w ramach zlecenia była wykonywana zanim została założona działalność gospodarcza. Przedsiębiorca musi wystawić fakturę.

Jeśli umowa o zlecenie i działalność gospodarcza są wykonywane osobno, ZUS może wymagać składek na ubezpieczenie zdrowotne z obu tytułów. Dzieje się tak gdy łączny przychód nie przekracza 60 proc. kwoty średniego miesięcznego wynagrodzenia. Natomiast ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne w obu przypadkach.

Zatrudnienie pracownika w jednoosobowej działalności – formalności

Przedsiębiorca, którego działalność wymaga zatrudnienia kolejnych pracowników, musi pamiętać o formalnościach. Wszystkie ustalenia między zatrudniającym i zatrudnionym muszą być zawarte na piśmie i opatrzone podpisami obu stron. Właściciel firmy może oczekiwać od pracownika podania:

  • imienia i nazwiska,
  • imion rodziców,
  • daty urodzenia,
  • numeru PESEL pracownika,
  • innych danych osobowych,
  • imion i nazwisk dzieci,
  • wykształcenia,
  • przebiegu dotychczasowego zatrudnienia,
  • miejsca zamieszkania.

Pracodawca jest zobowiązany do przechowywania akt pracowniczych dla każdej osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę. Wszyscy pracownicy powinni mieć oddzielne akta, podzielone na trzy części:

  • dokumenty zebrane w związku z ubieganiem się o pracę,
  • dokumenty dotyczące zatrudnienia i przebiegu pracy,
  • dokumenty potwierdzające zakończenie pracy w danej firmie.

Przedsiębiorca powinien przechowywać dokumenty pracownicze przez 50 lat. Mogą one być potrzebne np. przy potwierdzeniu wysokości emerytury przez ZUS. Przedsiębiorca powinien przechowywać je nawet wtedy, gdy oficjalnie zakończy swoją działalność.