Co można wrzucić w koszty w firmie jednoosobowej w 2023 roku?
Wielu przedsiębiorców bez zastanowienia wpisuje w koszty działalności gospodarczej różnego rodzaju wydatki. Z reguły jednak jest to poważny błąd, celowy lub nieświadomy, który podlega pod odpowiedzialność karnoskarbową. Co można wrzucić w koszty w firmie, aby było to legalne i obniżyło podatek dochodowy?
Co to są koszty firmy? Kiedy można coś odliczyć, prowadząc własną działalność?
Na początku warto wyjaśnić, czym są koszty firmy. Koszt firmowy to wydatek, który służy uzyskaniu przychodu z prowadzenia działalności gospodarczej. Kosztem firmowym określa się także czynności, które mają za zadanie zabezpieczyć źródło uzyskiwanych dochodów. Dodatkowo warto zainteresować się możliwością odliczenia VAT.
Wliczenie wydatków w poczet kosztów firmowych powoduje obniżenie podatku dochodowego. Nie każdy przedsiębiorca ma możliwość wykonania tej czynności. Przede wszystkim nie dotyczy spółek, czyli podmiotów posiadających tytuł prawny. Możliwość ta jest także poniekąd ograniczona dla tych przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność gospodarczą i rozliczają się liniowo. Płacą oni podatek liniowy w wysokości 19%.
Odliczenie kosztów jest możliwością dostępną dla jednoosobowych działalności gospodarczych, które płacą podatek dochodowych progresywny o stawce 17% (do 2019 roku – 18%) lub 32%.
To, co można wrzucić w koszty, zawarte jest w Ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Do kosztów firmy nie można zaliczyć takich wydatków, które nie spełniają kryteriów. Wobec tego przed ujęciem danego wydatku w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów należy dokładnie zweryfikować, czy w świetle prawa może on być zaliczony jako koszty firmy.
Co wrzucić w koszty działalności gospodarczej? Koszty, które generują prawie wszystkie firmy
Jak stworzyć koszty firmy? Przede wszystkim nie warto generować kosztów na siłę, gdyż w trakcie kontroli urzędników Urzędu Skarbowego działanie takie wyjdzie na jaw, a przedsiębiorca może mieć kłopoty. Istnieje jednak szereg kosztów, które w bezpieczny sposób można zaklasyfikować od kosztów uzyskania przychodu. Dotyczą one miejsca wykonywania działalności i wszelkiego rodzaju narzędzi, z których w tym celu przedsiębiorca korzysta. Do przykładowych kosztów prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej należą:
• opłaty za wynajęte biuro lub część opłaty administracyjnej i/lub najmu w przypadku prowadzenia działalności w mieszkaniu lub domu,
• niezbędne media – woda, prąd, internet, koszty abonamentu na telefon komórkowy,
• meble i akcesoria biurowe,
• sprzęt elektroniczny – komputer, tablet, zaawansowane urządzenia elektroniczne (jeśli służą do działalności gospodarczej),
• oprogramowanie komputerowe,
• koszty remontu biura i aranżacji,
• branżowe materiały edukacyjne,
• logotypy, wizytówki i koszty reklamy (w internecie, w telewizji, w gazetach i na banerach),
• koszty podróży służbowej przedsiębiorcy – diety i noclegi służbowe,
• amortyzacja samochodu i paliwo (możliwe odliczenie tylko częściowe),
• ubezpieczenia komunikacyjne,
• odsetki od kredytu firmowego.
Co można kupić na firmę? Uwaga na koszty reprezentacji
Jednym z częściej popełnianych błędów przy włączaniu wydatków w koszty prowadzenia działalności jest utożsamienie kosztów z kosztami reprezentacji. Te ostatnie pod względem prawnym są stosunkowo nieściśle określone. Koszty reprezentacji nie stanowią kosztu uzyskania przychodu.
W praktyce urzędnicy kierują się przede wszystkim przepychem, nadmierną wytwornością lub innymi działaniami, które cechuje znaczny stopień odbiegania od standardów przyjętych w danej branży. Przykładowo, zakupując do biura meble, które służyć będą do rozmów z klientami (np. w ramach prowadzenia kancelarii prawnej czy agencji nieruchomości), będzie można je włączyć w koszty prowadzenia działalności. Jeżeli jednak zakupuje się meble bardzo wytworne za cenę odbiegającą od normy, np. rzędu kilkudziesięciu tysięcy złotych, istnieje duże prawdopodobieństwo, że urzędnicy zaklasyfikują to jako koszty reprezentacji, a nie działalności.
Czego nie można zaliczyć do kosztów firmowych?
Nie tylko koszty reprezentacji nie zaliczają się do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Podatku dochodowego nie można zmniejszyć poprzez wydatki na nabycie gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów. Oprócz kosztów odsetek nie można wpisać do Księgi wartości pożyczonych od banku pieniędzy. Kosztem firmy nie będzie też wynagrodzenie bliskiej rodziny podatnika. Wszelkie kary pieniężne orzeczone w postępowaniu sądowym, a także grzywny oraz mandaty, nie będą kosztem uzyskania przychodu działalności.
