Jak generować koszty w firmie jednoosobowej?

Chcąc płacić mniejsze podatki, wolny przedsiębiorca musi wiedzieć, jak generować koszty w firmie jednoosobowej. Pomniejszają one podstawę opodatkowania, więc wrzucanie kolejnych zakupów w koszty jest powszechną praktyką. Nie wszyscy wiedzą jednak, w jaki sposób robić to uczciwie i nie podpaść urzędowi skarbowemu.

Jak generować koszty w firmie jednoosobowej? Pomysły

Wydatki w firmie jednoosobowej muszą dotyczyć rzeczy, które są rzeczywiście niezbędne dla jej prowadzenia. Nie powinno się zatem myśleć o rozbudowywaniu jakiejś strefy relaksu czy inwestowaniu w coś, co nie jest bezpośrednio związane z funkcjonowaniem biznesu. Takie zabiegi mogą mieć sens w przypadku rozrostu firmy, ale zawsze potrzebne jest mocne uzasadnienie.

Jakie koszty może generować firma jednoosobowa na pewno? W koszty wrzucić można wiele wydatków, a do najpopularniejszych należą:

• Czynsz i media.
• Abonament na telefon komórkowy.
• Zakup komputera.
• Legalne oprogramowanie.
• Meble, np. biurko do pracy.
• Akcesoria biurowe — drukarka, papier do druku, przybory do pisania itd.
• Usługi subskrypcyjne oraz oprogramowanie.
• Strona WWW (hosting, domena), reklama w internecie i materiały promocyjne.
• Szkolenia, książki i kursy językowe.
• Diety i noclegi w trakcie podróży służbowych przedsiębiorcy.

Po co są większe koszty jednoosobowej działalności gospodarczej?

Wysokie koszty jednoosobowej działalności gospodarczej oznaczają rzecz jasna ponoszenie przez przedsiębiorcę dużych wydatków i można się zastanawiać, czy wiążą się z nimi jakiekolwiek korzyści. Oczywiście, że tak. Jednocześnie skutkują bowiem obniżeniem podstawy opodatkowania, w efekcie podatek dochodowy do zapłacenia staje się niższy.

Generowanie kosztów to szczególnie wskazane rozwiązanie dla firmy jednoosobowej, w której przynajmniej na początku trzeba się liczyć ze stosunkowo niskim zyskiem. Obniżenie podstawy opodatkowania czyni podatek mniejszym do zapłacenia, zatem jest łatwiej zaoszczędzić pieniądze i tym samym osiągnąć większy zysk.

Jak generować koszty w firmie i przejść kontrolę Urzędu Skarbowego?

Generowanie kosztów w firmie to także spełnienie obowiązku wykazania poniesionych kosztów przed Urzędem Skarbowym. Należy poświadczyć, że dany wydatek, który został przez przedsiębiorcę zaliczony do kosztu uzyskania przychodu, rzeczywiście jest powiązany z jego działalnością gospodarczą. Wydatki, które za taki koszt nie mogą zostać uznane, to m.in. grzywny i kary pieniężne, koszty reprezentacji czy wydatki na spłatę pożyczek.

Oczywiście wszelkie wydatki należy udokumentować i to też jest kluczowe dla przejścia kontroli Urzędu Skarbowego. Poświadczenie, że dany koszt został poniesiony, może stanowić:

• faktura,
• rachunek,
• umowa lub rachunek do umowy,
• bilet z uwzględnionym numerem NIP sprzedawcy,
• dowód opłaty na poczcie,
• dowód zapłaty za przejazd autostradą.

Ostateczna interpretacja tego, co zalicza się do kosztu osiągnięcia przychodów (ewentualnie zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów), należy do urzędnika. Wygenerowane koszty muszą więc przede wszystkim nie wymykać się zdrowemu rozsądkowi. Jeżeli nie prowadzimy księgowości samodzielnie, warto zdać się na zdanie księgowego.

Mniej rozgarnięci przedsiębiorcy lubią się chwalić wrzucaniem w koszty wyjazdów wakacyjnych czy kupna konsoli. Potem następuje zdziwienie, gdy urząd skarbowy nie uznaje wyjaśnień podatnika, że jedno i drugie potrzebne było mu do zachowania produktywności. Tymczasem odrzucenie podobnych tłumaczeń jest dość przewidywalne, szczególnie jeśli prowadzi się firmę w domu i próbuje wcisnąć wszelkie mieszkaniowe koszty na listę wydatków związanych z działalnością gospodarczą.

Co grozi za nieprzepisowe generowanie kosztów?

Podstawową konsekwencją nieprzepisowego generowania kosztów w firmie jednoosobowej jest powstanie zaległości podatkowej. Bierze się ona z tego, że źle wyliczony podatek równa się mniejszej kwocie wpłaconej na konto urzędu skarbowego. Jeżeli wydatki przedsiębiorcy zostaną zakwestionowane w trakcie kontroli, podjęta zostaje decyzja co do wysokości zaległości podatkowej. Oprócz jej zwrotu należy także opłacić odpowiednie odsetki ustawowe od zaległej kwoty. To podstawowa kara za niepłacenie podatku, ale na tym kłopoty nie muszą się skończyć.

W przypadku wyjątkowego naginania prawa lub wysokich kwot można spodziewać się dodatkowo wszczęcia postępowania karnoskarbowego. W tym przypadku trzeba liczyć się z wysokimi karami i grzywnami. Poniżej oszustwa wobec skarbu państwa na 15 050 zł będą to wykroczenia, ale powyżej mowa już o przestępstwach. Ile można zapłacić za nieprzepisowe generowanie kosztów?

• Od 301 zł do 15 050 zł w przypadku mandatu od urzędu skarbowego za wykroczenie.
• Od 301 zł do 30 100 zł w przypadku wymierzenia grzywny przez sąd nakazem.
• Od 301 zł do 60 200 zł w przypadku ukarania za wykroczenie przez sąd wyrokiem.
• Od 1003,30 zł do 28 895 040 zł w przypadku ukarania za przestępstwo skarbowe przez sąd wyrokiem lub nakazem.

Warto pamiętać również o możliwości odliczenia VAT

Osoby prowadzące własną działalność gospodarczą, które są czynnymi podatnikami VAT i dokonują zakupów na konto firmowe, mogą liczyć na obniżenie podatku VAT do zapłaty. Po realizacji danych transakcji od podatku należnego (którą wartość podatku wynikająca ze sprzedaży towarów lub usług i przedsiębiorca musi ją wpłacić do Urzędu Skarbowego w ustawowym terminie) należy odjąć podatek naliczony (czyli podatek VAT od zakupów, który zostaje naliczony przez sprzedającego i obciąża nabywcę).

Pomimo że prawo do odliczenia VAT od sprzedaży przysługuje w sytuacji, gdy dany zakup dotyczy działalności gospodarczej, to w ustawie o VAT są zawarte różne ograniczenia i wyjątki od tej reguły. Przed jakimkolwiek postępowaniem warto wobec tego zapoznać się z przepisami, aby mieć pewność, że odjęcie podatku jest możliwe i rzeczywiście przyniesie pożądane skutki.