Jednoosobowa działalność gospodarcza – koszty

Jednoosobowa działalność gospodarcza generuje spore koszty prowadzenia firmy. Niektóre z nich zostały zmniejszone w 2018 roku, niemniej jednak wciąż pozostają one dość wysokie. Rozwój firmy powinien być jednak planowany w zgodzie z przepisami, aby uniknąć kar za niedopatrzenie.

Jednoosobowa działalność gospodarcza. Koszty prowadzenie firmy

Rozwijanie i prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej generuje wysokie koszty. Trudno je precyzyjnie określić bez podania przykładu. Każda firma rządzi się innymi zasadami, jednak ogólnie koszty prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej można podzielić pomiędzy następujące elementy:

• składka ZUS – przez dwa pierwsze lata prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej składka ta jest niższa. Wynosi od około 505 zł do 521 zł. Po upływie dwóch lat do ZUS należy zacząć odprowadzać już od około 1167 do nawet 1233 zł;
• podatki – zależą od dochodu firmy. Przychód, który nie przekracza 85 528 zł rocznie pozwala na opłacanie 18 proc podatku dochodowego. Jeśli kwota ta zostanie przekroczona, firmę obowiązuje podatek o wysokości 32 proc. od nadwyżki. Jeżeli taki podatek jest dla przedsiębiorcy zbyt wysoki, może on zdecydować się na alternatywę w postaci podatku liniowego lub ryczałtu. Bogatsi przedsiębiorcy zazwyczaj korzystają z podatku liniowego, który wynosi 19 proc (jest to stała wartość). Ryczałt natomiast jest dobrym rozwiązaniem dla tych, których działalność nie przynosi więcej niż 250 tys. złotych rocznego dochodu.
• koszty uzyskania przychodu – w zależności od rodzaju jednoosobowej działalności gospodarczej będą to różne koszty. Wszystko zależy od tego, czy można udowodnić, że dana rzecz stanowi element kosztów uzyskania przychodu przez właściciela firmy. Jak najbardziej wlicza się tutaj koszt reklamy w internecie czy nabywanie rzeczy niezbędnych do prowadzenia działalności.
• prowadzenie księgowości – jest to wydatek, który pozwala zaoszczędzić wiele czasu, chociaż samodzielne rozliczanie podatków też ma zalety. Dobra księgowa (czy też księgowy) wie nie tylko jak obliczyć podatek dochodowy, ale także ma wiedzę, co warto odliczyć od podatku z tytułu kosztów uzyskania przychodu. Księgowa powinna także świetnie orientować się w zasadach prawa, o których początkujący biznesmeni mogą nie mieć pojęcia;
• RODO – jednoosobowa działalność gospodarcza także ma obowiązek wdrożenia zasad zgodnych z Rozporządzenia o Danych Osobowych. Tutaj koszty będą zależne od zasięgów przedsiębiorców – zasady przyznawane są na wniosek przedsiębiorcy.

Warto pamiętać jednak, że wiele spraw przed założeniem firmy można załatwić bezpłatnie. Tak jest na przykład ze sprawdzaniem, czy nazwa jest zastrzeżona. Bez problemu uzyska się też opinię na temat formy prowadzenia działalności czy konieczności opłacania VAT. Wystarczy tylko dodzwonić się na infolinię Urzędu Skarbowego!

Jednoosobowa działalność gospodarcza – zmiany 2018

Polski Rząd opracował ustawę, która weszła w życie 30 kwietnia 2018 roku. Nowe zasady nieznacznie zmieniły sytuację jednoosobowych działalności gospodarczych. W ustawie zawarte są informacje o tym, że:

• nie trzeba rejestrować działalności gospodarczej, jeśli zarabia ona mniej niż 50 proc minimalnego wynagrodzenia. Nadal należy prowadzić ewidencję i rozliczyć się z dochodu w każdym roku podatkowym.
• powołany został Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorstw, który ma pomagać w ochronie prawnej małych i średnich przedsiębiorców;
• znika numer REGON, dzięki czemu przedsiębiorca może zostać zidentyfikowany tylko na podstawie numeru NIP i nazwy przedsiębiorcy;
• przedsiębiorca, który zatrudnia tylko pracowników aktualnie będących na urlopie macierzyńskim, urlopie wychowawczym lub urlopie rodzicielskim, będzie mógł czasowo zawiesić działalność. Przedsiębiorstwa wpisane do Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej będą mogły zostać zawieszone bezterminowo, natomiast te wpisane do KRS – maksymalnie do 24 miesięcy. Tutaj jednak rodzi się wątpliwość – czy firmie opłaca się przestać pracować??;
• wniosek o założenie firmy nie może zostać odrzucony przez urząd z powodu niekompletnej dokumentacji wniosku. Jeśli oryginał dokumentu nie jest wymagany innymi przepisami, wówczas nie może to zaważyć na przyjęciu wniosku.

Niestety, ustawa ta nie jest idealna, zawiera szereg pustych, a nawet niekorzystnych zapisów. W związku z tym warto sobie zadać pytanie czy niektóre z tych zapisów to nie szkodliwe przepisy. Mowa tutaj o tym, że:

• usunięto katalog działalności koncesjonowanej i regulowanej. Jest to furtka dla ustawodawcy, który łatwiej może nakładać inne ograniczenia w kwestii udzielania koncesji;
• teoretycznie istnieje zapis mówiący o braku możliwości prowadzenia kilku kontroli na raz – a także o kontroli już kontrolowanego zakresu. Ilość wyjątków powoduje jednak, że jest to pusty zapis;
• utrzymano w ustawie ograniczenie dotyczące czasu trwania kontroli przedsiębiorcy, a także ich ilości. Istnieje jednak zakres wyjątków od tej reguły, które sprawiają, że zapis ten może bardziej szkodzić, niż pomagać. Zwłaszcza, że wystarczy uzasadnione podejrzenie niedopełnienia obowiązku przez firmę, aby wysłać do niej kontrolę. Instytucje kontrolne mają także prawo do kontroli przedsiębiorcy lub firmy bez upoważnienia – na legitymację.

Oprócz powyższego, w lutym 2019 roku w życie wejdzie również prawo dotyczące zawieszenia działalności gospodarczej przedsiębiorcy wpisanego do KRS. Wówczas przedsiębiorca będzie mógł zawiesić działalność na okres, który sam wybierze do automatycznego wpisu informacji o wznowieniu działalności. Nie wiadomo jednak, jaki okres będzie obejmowała ustawa.

Mikroprzedsiębiorca a jednoosobowa działalność gospodarcza

Jednym z elementów rozwoju firmy jest również moment, w którym przedsiębiorca postanawia zatrudnić pracowników. Mikroprzedsiębiorca to osoba, która zatrudnia nie więcej niż 10 osób w ciągu dwóch lat. Roczny obrót netto nie może przekroczyć 2 mln euro w ciągu roku. Dodatkowo suma aktywów nie może przekroczyć w jednym roku 2 mln złotych.

Aby zmniejszyć koszty zatrudnienia pracownika warto rozejrzeć się za nim wśród:

• emerytów – ludzie będący na emeryturze bardzo często chcą lub potrzebują dorobić do świadczenia, które otrzymują od ZUS-u. Za takich pracowników nie trzeba opłacać składek za Fundusz Pracy. Nie trzeba także płacić za Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;
• studentów – umowa zlecenie dla studenta, który nie ukończył 26 lat jest bardzo korzystna dla przedsiębiorcy. Student może być zwolniony z odprowadzania składek do ZUS (podobnie jak uczeń np. liceów, techników czy szkół policealnych);
• osób bezrobotnych – rejestracja w Urzędzie Pracy jest dla osoby bezrobotnej korzystna pod względem ubezpieczenia. Przedsiębiorca także może skorzystać zatrudniając osobę poprzez PUP. Bardzo popularne są staże dla bezrobotnych. Przedsiębiorcy mogą nawet sami wskazać pracownika, którego potem Urząd Pracy przydzieli do firmy (która nie musi tego pracownika sama zatrudniać). Jest to świetny sposób dla pracodawcy, ale i dla pracownika, który zyskuje cenne doświadczenie zawodowe.
• zatrudnienie osoby niepełnosprawnej – jest to opłacalne, zwłaszcza, jeśli osoba taka była uprzednio wpisana w PUP jako bezrobotna. W tym przypadku pracodawca będzie mógł się ubiegać o zwrot kosztów przygotowania stanowiska lub zatrudnienia dla opiekuna takiego pracownika. Z drugiej strony przeciwwskazania do pracy w nocy dotyczą wielu niepełnosprawności.

Dobry pracownik potrafi znacząco podnieść jakość i wartość oferowanych produktów czy usług. Zależy od tego nie tylko pozytywny wizerunek firmy, ale również przychody. Dlatego w pierwszej kolejności pracodawca powinien zwracać uwagę na to, co pracownik potrafi. Warto także inwestować w kompetencje pracowników, budując tym samym lojalną grupę ludzi zgromadzoną wokół firmy.

Koszty uzyskania przychodu. Co może wrzucić w koszty firmy jednoosobowej

Opłaty za prowadzenie przedsiębiorstwa są spore. Już samo utrzymanie firmy na rynku w Polsce jest dosyć trudne. Niektóre firmy zarabiają na tyle niewiele, że starcza tylko na opłacenie ZUS i podatków. Część z nich można sfinansować za pomocą kredytów lub pożyczek, które rozkładają w czasie spłatę i nie obciążają budżetu jednorazowo.

Warto jednak wiedzieć które sprawy można doliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Powinni o tym pamiętać także freelancerzy, którzy pracują z domu. Mogą to być koszty związane między innymi z:

• opłaty za czynsz i media – jeśli przedsiębiorca pracuje z domu, to po odpowiednim udokumentowaniu może wliczyć w koszty prowadzenia firmy np. część opłaty za wynajem mieszkania;
• abonament na telefon stacjonarny i Internet – ale tylko jeśli przedsiębiorca korzysta z tego w ramach prowadzenia firmy. W przypadku opłat za internet nie ma jednak możliwości wyodrębnienia jaka część opłat została przeznaczona na cele firmy. W przypadku telefonu stacjonarnego podstawą będą billingi;
• remont biura lub mieszkania – jeśli przedsiębiorca pracuje z domu lub jeśl zarabia jako bloger lifestylowy, który w ramach pracy pokazuje swój sposób mieszkania/jedzenia, to przedmioty potrzebne do tego mogą zostać częścią kosztów uzyskania przychodu;
• środki czystości – uzasadnieniem dla wysokich kosztów jest zatrudnianie pracowników lub jeśli w danym pomieszczeniu przyjmuje się klientów (np. fryzjer, kosmetyczka);
• elektronika – drukarki, laptopy, a nawet aparaty fotograficzne czy kamery – zależnie od rodzaju działalności, te elementy można zaliczyć do kosztów prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej;
• promocja i reklama – wszelkiego rodzaju wydatki związane z reklamowaniem się np. w Internecie czy też działalność Public Relations. Można tutaj zaliczyć koszt drukowania wizytówek i reklamę prasową, radiową czy telewizyjną;
• koszty związane ze zwiększeniem kompetencji – wszelkie tego typu działania, np. studia podyplomowe czy konferencje naukowe są brane pod uwagę, jeśli tylko są zgodne z działalnością gospodarczą firmy.

Do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć też prezenty firmowe. Jednakże w związku z wręczeniem prezentów może się wiązać także konieczność zapłaty podatku VAT. Jest to obowiązkowe jeśli kwota prezentu dla jednej osoby przekroczy 10 zł lub jeśli kwota prezentów dla jednej osoby przekroczy w ciągu roku 100 złotych. W takich przypadkach przedsiębiorcy powinni prowadzić ewidencję z danymi obdarowanych osób.